e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (nihai tüketiciler veya vergi mükellefi olsa dahi e-Fatura kullanmayan işletmelere) elektronik ortamda düzenlenen fatura türüdür. e-Fatura'dan farklı olarak GİB portalı üzerinden alıcıya değil, elektronik posta, SMS ya da ürün teslimi sırasında çıktı olarak iletilebilir; ancak belge elektronik ortamda saklanmak zorundadır.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv sistemi, kağıt fatura zorunluluğunu ortadan kaldırarak elektronik ortamda düzenleme, iletim ve arşivleme sunar. e-Fatura mükellefleri için, e-Fatura kapsamı dışındaki tüm alıcı gruplarına e-Arşiv Fatura düzenlemek zorunludur.
e-Arşiv Fatura Zorunluluğu Kimleri Kapsar?
- e-Fatura mükellefiyetinden bağımsız olarak belirli ciro eşiğini aşan tüm mükellefler
- İnternet üzerinden mal ve hizmet satan tüm firmalar (e-ticaret)
- Aracı hizmet sağlayıcıları ve internet reklamcılığı yapanlar
- Belirli işlem tutarını aşan faturalarda tüm mükellefler
e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Farklar
- Alıcı grubu: e-Fatura, e-Fatura mükellefleri arasında; e-Arşiv, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılar için düzenlenir.
- İletim yöntemi: e-Fatura GİB üzerinden iletilir; e-Arşiv e-posta, SMS veya kağıt çıktı olarak alıcıya ulaştırılır.
- İptal süreci: e-Faturada dış itiraz yolları, e-Arşivde ise iptal ve red menüsü kullanılır.
e-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir?
- Mali mühür veya nitelikli elektronik imza ile GİB portalına giriş yapılır.
- Fatura tipi olarak e-Arşiv seçilir.
- Alıcı bilgileri girilir; mükellef olmayan alıcılar için TC kimlik numarası, mükellefler için vergi numarası kullanılır.
- Mal ve hizmet kalemleri, KDV ve varsa ÖTV bilgileri eksiksiz yazılır.
- Fatura imzalanır ve alıcıya elektronik olarak iletilir; ayrıca XML formatında saklanır.
Avantajları
- Perakende ve e-ticaret süreçlerinde hız artışı
- Alıcı deneyiminin iyileşmesi
- Kağıt, arşivleme, baskı maliyetlerinin azalması
- e-Fatura ve e-Arşiv danışmanlığı ile entegrasyon kolaylığı
Sık Yapılan Hatalar
- Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığının kontrol edilmemesi
- Fatura düzenleme süresinin (yasal süre) aşılması
- e-Arşiv raporunun süresi içinde GİB'e iletilmemesi
- İptal süresi geçmiş faturalar için düzeltme yerine yeni fatura düzenlenmesi
Örnek Uygulama
Bir online mağaza, e-Fatura mükellefi olmayan bir müşteriye satış yaptığında e-Arşiv Fatura kesmelidir. Fatura elektronik olarak müşterinin e-posta adresine iletilir; müşteri isterse çıktı da alabilir. Firma faturayı e-Arşiv raporu ile birlikte GİB'e iletir.
Ata Danışmanlık ile profesyonel destek: Süreçlerinizi doğru, güvenli ve mevzuata uygun şekilde yürütmek için iletişim formumuz üzerinden bize ulaşabilir ya da hizmetlerimizi inceleyebilirsiniz.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır. Vergi mevzuatı ve parasal sınırlar dönemsel olarak değişebilmektedir. İşletmenize özel değerlendirme için mali müşavirinize danışmanız önerilir.